Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Tác dụng của lập hồ sơ và lưu trữ văn phòng phẩm :
Lập hồ sơ lưu trữ tốt sẽ góp phần giúp công ty, cơ quan, trường học và các cán bộ nhân viên trong cơ quan tra tìm văn bản, văn phòng phẩm một cách nhanh chóng, đầy đủ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được tài liệu, văn phòng phẩm của công ty, cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ, văn phòng phẩm vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu văn phòng phẩm.
Lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan.
Xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư để lưu trữ.
Các cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Các văn bản trong hồ sơ cần sắp
xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây:
-Sắp xếp theo trình tự thời gian
-Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
-Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản
Cách sắp xếp này dược áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. Bởi một văn bản được ban hành thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả.
- Sắp xếp theo vần chữ cái.
Đánh số tờ : Hồ sơ cần được đánh số tờ theo thứ tự trên xuống dưới đề cố định vị trí sắp xếp, tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìm văn bản trong hồ sơ.
Biên mục hồ sơ : Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung và các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ. Để đảm bảo yêu cầu này, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của cơ quan hình thành hồ sơ, nội dung của các văn bản trong hồ sơ.
Nguồn : Internet
