1. Quy trình thực
hiện
cấp
phát văn phòng phẩm
như sau:
1.1 Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt.
1.2 Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt
1.3 Lãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm
1.4 Mua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm.
2. Quản lý văn phòng phẩm thế nào cho hiệu quả :
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là một phần việc khá quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong mỗi công ty. Biết cách quản lý những vật dụng này một cách khoa học sẽ giúp phòng hành chính theo dõi các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả hay không cũng như để thu mua kịp thời, đáp ứng nhu cầu của công ty.
2.1 Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận :
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm.
2.2 Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
2.3 Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng của công ty về nhà hay không.
2.4 Tái sử dụng khi có thể
Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng của văn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
3. Mẫu sổ cấp phát, định mức văn phòng phẩm
3.1 SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM
1.1 Các cá nhân phòng ban đặt mua thiết bị văn phòng phẩm đến người trưởng phòng duyệt.
1.2 Trưởng phòng/ban trình lãnh đạo duyệt
1.3 Lãnh đạo duyệt và chuyển cho đơn vị trực tiếp quản lý văn phòng phẩm
1.4 Mua văn phòng phẩm, nhập kho và phân phát tới đơn vị nhận văn phòng phẩm.
2. Quản lý văn phòng phẩm thế nào cho hiệu quả :
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là một phần việc khá quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong mỗi công ty. Biết cách quản lý những vật dụng này một cách khoa học sẽ giúp phòng hành chính theo dõi các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả hay không cũng như để thu mua kịp thời, đáp ứng nhu cầu của công ty.
2.1 Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận :
Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm.
2.2 Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định
Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.
2.3 Đưa ra định mức sử dụng
Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.
Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng của công ty về nhà hay không.
2.4 Tái sử dụng khi có thể
Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…
Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa công năng của văn phòng phẩm và giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
3. Mẫu sổ cấp phát, định mức văn phòng phẩm
3.1 SỔ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM
Ngày
|
Loại văn phòng
phẩm
|
Số lượng
|
Bộ phận
|
Ký tên
|
3.2 BẢNG ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM
STT
|
Tên
loại
|
Đơn
vị
|
Số
lượng
|
Thời
gian
sử dụng |
Ghi
chú
|
ĐỊNH MỨC SỬ
DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
|
|||||
1
|
Đục lỗ
|
Cái
|
1
|
2 năm
|
|
2
|
Bấm gim nhỏ
|
Cái
|
1
|
2 năm
|
|
3
|
Gỡ gim
|
Cái
|
1
|
2 năm
|
|
